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Verträge und Positionen als eigene Objekte
Laufzeit, Menge, Preis, Rabatt und Gültigkeit stehen an der Position. So lassen sich Ausbau, Preisänderung und Kündigung je Monat auseinanderhalten.
Branche · Softwarehäuser
HubSpot für Softwarehäuser.
Bei einem Softwarehaus mit Abo-Geschäft hängt der Unternehmenswert am wiederkehrenden Umsatz. Wir richten HubSpot so ein, dass jeder Euro davon bis zum Beleg führt, vor einem Verkauf oder Investoreneinstieg und danach im laufenden Betrieb.
Worum es geht
Gewachsene Softwarehäuser haben selten nur ein Modell. Neben dem Abo laufen Kauflizenzen mit Wartungsvertrag, die Verträge stehen im CRM, die Rechnungen im ERP und die Erlöse in der Buchhaltung, oft mit jeweils eigener Kundennummer.
Im Alltag fällt das kaum auf. Spätestens ein Käufer oder Investor fragt aber, woher jeder Euro ARR kommt und ob er wirklich auf dem Konto gelandet ist.
Für wen
- Softwarehäuser mit HubSpot und Abo-Geschäft
- Häuser mit Kauflizenz und Wartungsvertrag neben dem Abo
- Geschäftsführungen vor Verkauf, Nachfolge oder Investoreneinstieg
Wo wir ansetzen
Der Anlass entscheidet, wo es losgeht.
Vier typische Ausgangslagen und der Schritt, mit dem wir anfangen würden. Die Zahlen sind in allen Fällen dieselben.
Ein Verkauf, eine Nachfolge oder ein Investor steht an
Gesellschafter oder Beirat wollen die Zahlen jeden Monat sehen
Die Befunde sollen nicht wiederkommen
Nach dem Closing werden zwei Unternehmen eins
Dauerhaft prüfbar
Umsatzdaten, die eine Prüfung bestehen.
Lücken zwischen Vertrag, Rechnung und Buchhaltung entstehen, wenn die Systeme sich nicht kennen. Deshalb richten wir HubSpot so ein, dass sie zusammengehören.
So sieht ein Abovertrag im CRM aus.
Positionen, Debitor und Rechnung stehen an einer Stelle, Abo und Wartung getrennt.
Fehlt zu einer laufenden Position die Rechnung, bekommt die Buchhaltung eine Aufgabe. Die Lücke fällt im selben Monat auf und nicht erst in der nächsten Prüfung.
AbovertragBeispielsoftware GmbH
Aktiv- Vertrag
- V-2026-0002
- Debitor
- D10369
- Laufzeit bis
- 28.02.2027
Positionen
- Named UserMenge 54, ab 01.01.2026, Rabatt 26 %, jährlich berechnet963,04 € MRR
- Wartung Kauflizenzseit 2014, außerhalb des Abos180,00 € MRR
- ARR Abo
- 11.556 €
- ARR Wartung
- 2.160 €
Aus ERP und Buchhaltung
- RE-2025-000473Named User, Leistung 2026bezahlt
- Keine RechnungWartung Kauflizenz, Leistung 2026fehlt
Für die Wartung fehlt die Rechnung zum Leistungszeitraum 2026. Aufgabe für die Buchhaltung ist angelegt.
02
Die Debitorennummer als gemeinsamer Schlüssel
Firma im CRM, Debitor im ERP und Konto in der Buchhaltung finden sich ohne Handarbeit. Eine Rechnung an einen Debitor, den es im CRM nicht gibt, fällt sofort auf.
03
Rechnungen aus dem ERP am Vertrag
Rechnungsnummer, Leistungszeitraum und Zahlungsstand kommen zurück nach HubSpot. Fehlt zu einem laufenden Vertrag die Rechnung, bekommt die Buchhaltung eine Aufgabe.
04
Wartung und Abo getrennt
Kauflizenzen mit Wartungsvertrag bleiben sichtbar, auch wenn sie nicht ins Abo passen. Wechselt ein Kunde ins Abo, zählt das als Wechsel und nicht als Neukunde.
Aus unserer Arbeit: Für einen Softwarehersteller haben wir ein Portal gebaut, in dem seine Kunden ihre Stammdaten bestätigen. Jede Änderung prüft das Backoffice, danach geht sie nach HubSpot. Zum Beispiel
Post-Merger-Integration
HubSpot in der Post-Merger-Integration.
Nach dem Closing bleiben die Zahlen aus der ARR-Prüfung die Grundlage für die Integration. Wir übernehmen dabei den Teil in HubSpot: die Daten beider Unternehmen in einem Portal und den wiederkehrenden Umsatz nach denselben Regeln.
Dazu gehört
- Zwei HubSpot-Portale zu einem zusammenführen, mit Dubletten, Zuständigkeiten und Verlauf
- Das übernommene Unternehmen aus Salesforce, Pipedrive oder Excel in Ihr Portal holen
- Verträge und Rechnungen beider Unternehmen nach denselben Regeln
- Eine gemeinsame Pipeline und ein ARR-Reporting über alle Gesellschaften
Passt dazu
Die Leistungen dahinter.
Daten und Integration
ARR-Prüfung für Softwarehäuser
Wiederkehrenden Umsatz vor Verkauf oder Investoreneinstieg bis zum Beleg prüfen, unter der Marke ARRproof.
Ansehen →Daten und Integration
ARR-Reporting für Softwarehäuser
ARR, Brücke und Retention jeden Monat aus HubSpot, für Geschäftsführung, Beirat und Investoren.
Ansehen →Daten und Integration
Schnittstellen und Betrieb
HubSpot mit ERP, Buchhaltung und Branchensoftware verbinden und die Schnittstelle betreiben.
Ansehen →Nächster Schritt
Lassen Sie uns über Ihren ARR sprechen.
Ein Erstgespräch, 30 Minuten, über Anlass, Termin und Ihre Systeme.