Datenschutzerklärung

In Kürze: Diese Erklärung gilt für alle Websites und Anwendungen, die in Abschnitt 2 stehen. cognicore.de und cognicore-service.de sind statisch und ohne Tracking aufgebaut, dort werden keine Cookies gesetzt. Auf den übrigen Websites nutzen wir HubSpot. Ohne Ihre Zustimmung zählt HubSpot dort nur anonym Seitenaufrufe. Tracking-Cookies setzen HubSpot und Google erst, wenn Sie im Cookie-Banner zustimmen (Abschnitte 6 und 7). Weitere personenbezogene Daten fallen an, wenn Sie ein Formular absenden, einen Termin buchen, den Self-Check von BP-Docs nutzen, die PLZ Lookup App installieren oder uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren.

1. Verantwortlicher

Unternehmen

CogniCore IT Solutions GmbH

Anschrift

Im Mediapark 6B, 50670 Köln, Deutschland

Vertreten durch

Dominik Siegers, Michael Lohmar

E-Mail

info@cognicore.de, für ARRproof auch dominik@arrproof.com

Telefon

+49 221 6505 3000

2. Für welche Websites diese Erklärung gilt

cognicore.de

Website der CogniCore IT Solutions GmbH

cognicore-service.de

Website zu unserem IT-Betrieb für Microsoft 365

arrproof.com

Website unserer Leistung ARRproof

cognimate.de

Website unseres Produkts CogniMate

info.os.cognicore.de

Vorstellung des CogniCore OS

handwerk.cognicore.de, inqa-bonn.de, inqa-duesseldorf.de, inqa-koeln.de, inqa-nrw.de, inqa-rheinland.de

Informationen zum INQA-Coaching

docu.cognicore.de

BP-Docs, unsere Software zur Dokumentation von HubSpot-Portalen, mit dem kostenlosen Self-Check

app.cognicore.de

Server der PLZ Lookup App für HubSpot

Anwendungen, die nur Mitarbeitenden mit eigenem Zugang offenstehen, fallen nicht unter diese Erklärung.

3. Hosting & Server-Logs

Alle Websites außer docu.cognicore.de und app.cognicore.de werden über GitHub Pages (GitHub, Inc., USA) ausgeliefert. Beim Aufruf verarbeitet der Hoster technisch notwendige Zugriffsdaten (u. a. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, angeforderte Ressource, User-Agent) in Server-Logs, um die Auslieferung und Sicherheit zu gewährleisten. Für die Übermittlung in die USA stützt sich GitHub auf die EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework.

docu.cognicore.de und app.cognicore.de laufen auf Cloud-Servern der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen) in einem Rechenzentrum in Nürnberg. Der Webserver protokolliert dort jeden Zugriff mit IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufener Adresse, Statuscode, übertragener Datenmenge, verweisender Seite und User-Agent. Die Daten bleiben in Deutschland.

Rechtsgrundlage ist in beiden Fällen unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Schriften

Unsere Websites liefern ihre Schriften vom eigenen Server aus oder nutzen die Systemschriften Ihres Geräts. Google Fonts und andere externe Schriftdienste binden wir auf den Websites nicht ein. Zur Bestätigungsseite der PLZ Lookup App siehe Abschnitt 10.

5. Keine Cookies, kein Tracking auf cognicore.de und cognicore-service.de

cognicore.de und cognicore-service.de setzen keine Cookies zu Analyse- oder Marketingzwecken, binden keine Analyse- oder Werbe-Pixel ein und führen kein Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO durch. Ein Cookie-Banner ist auf diesen beiden Websites daher nicht erforderlich.

6. HubSpot auf den übrigen Websites: Tracking und Cookie-Banner

Auf arrproof.com, cognimate.de, info.os.cognicore.de, den INQA-Seiten (handwerk.cognicore.de und inqa-*.de) und den öffentlichen Seiten von docu.cognicore.de ist der Tracking-Code unseres HubSpot-Portals eingebunden (Datenspeicherung in der EU). Im angemeldeten Bereich von BP-Docs ist er nicht eingebunden. Beim Aufruf lädt Ihr Browser dafür Skripte von Servern von HubSpot, dabei wird Ihre IP-Adresse an HubSpot übermittelt. Der Code zeigt zuerst ein Cookie-Banner an. Das Laden des Banners und das Speichern Ihrer Entscheidung sind technisch erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Ohne Ihre Zustimmung meldet der Code jeden Seitenaufruf an HubSpot, aber ohne Cookies: Adresse und Titel der Seite, die Seite, von der Sie kamen, Zeitpunkt, Bildschirmauflösung, Farbtiefe und Browsersprache, ob ein Formular angezeigt wurde, dazu eine Kennung, die bei jedem Seitenaufruf neu erzeugt wird. Wiedererkennen kann HubSpot Sie damit nicht, wir sehen nur, wie oft welche Seite aufgerufen wird. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an dieser anonymen Zählung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wenn Sie zustimmen, setzt HubSpot zusätzlich Cookies. Dann erkennt HubSpot Sie bei weiteren Seitenaufrufen und Besuchen wieder, und wir sehen, welche Inhalte Sie nacheinander lesen. Schreiben Sie uns über ein Formular oder klicken Sie einen Link in einer E-Mail von uns an, kann HubSpot frühere Besuche Ihrem Kontakt in unserem CRM zuordnen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Link „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder dieser Seiten.

Diese Cookies setzt HubSpot:

__hstc

Wiedererkennung als Besucher, Zeitpunkte der Besuche (nur mit Einwilligung), sechs Monate

hubspotutk

Kennung als Besucher, wird bei einer Formularanfrage Ihrem Kontakt zugeordnet (nur mit Einwilligung), sechs Monate

__hssc

Sitzung und Zahl der Seitenaufrufe (nur mit Einwilligung), 30 Minuten

__hssrc

erkennt einen Neustart des Browsers (nur mit Einwilligung), bis zum Ende der Sitzung

__hs_opt_out, __hs_cookie_cat_pref

speichern Ihre Entscheidung im Cookie-Banner, sechs Monate

Auf den INQA-Seiten führen einige Schaltflächen über einen Server von HubSpot, der den Klick zählt, bevor er Sie zum Ziel weiterleitet. Einige Bilder dieser Seiten liegen auf dem Dateiserver von HubSpot, den HubSpot bei Amazon Web Services betreibt. Beim Laden der Bilder wird Ihre IP-Adresse dorthin übermittelt.

HubSpot speichert die Daten unseres Portals in der EU. Eine Übermittlung an HubSpot, Inc. in die USA, etwa für Support und Betrieb, lässt sich nicht ausschließen. HubSpot ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, zusätzlich sieht der Auftragsverarbeitungsvertrag mit HubSpot die EU-Standardvertragsklauseln vor.

7. Google Ads: Erfolgsmessung von Anzeigen

Ob unsere Anzeigen bei Google Ads zu Anfragen führen, messen wir mit dem Conversion-Tracking von Google Ads (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Es ist über HubSpot auf den Websites aus Abschnitt 6 eingebunden und wird nur geladen, wenn Sie im Cookie-Banner zustimmen.

Dann setzt Google Cookies und erfährt, dass Sie unsere Website besucht haben, auch ob Sie zuvor auf eine unserer Anzeigen geklickt haben. Senden Sie danach eines unserer Anfrageformulare ab, meldet das Tracking eine Conversion an Google. Für ausgewählte Formulare nutzen wir erweiterte Conversions: Dabei übermittelt der Code Angaben aus dem Formular, etwa Ihre E-Mail-Adresse, als Hashwert an Google, damit Google die Anfrage einem Anzeigenklick zuordnen kann.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), widerrufbar über „Cookie-Einstellungen“. Google kann Daten in die USA übermitteln und ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

8. Formulare, Terminbuchung, E-Mail & Telefon

Wenn Sie uns über ein Formular, per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, Firma, E-Mail, Telefon, Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Das gilt auch für Anfragen an dominik@arrproof.com. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung/Erfüllung eines Vertrags) bzw. lit. f (Interesse an der Bearbeitung Ihrer Anfrage).

Die Anfrageformulare auf arrproof.com, cognimate.de und info.os.cognicore.de stellt HubSpot bereit. Ihre Eingaben gehen direkt in unser HubSpot-CRM.

Ein Gespräch auf cognicore.de oder eine Demo auf docu.cognicore.de buchen Sie über HubSpot Meetings. Die Buchungsseite stellt HubSpot bereit. Ihre Angaben dort, etwa Name, E-Mail-Adresse und der gewählte Termin, gehen in unser HubSpot-CRM.

Auf arrproof.com und den INQA-Seiten buchen Sie Termine über Morgen, einen Dienst der Morgen AG (Schweiz). Die Buchungsseite stellt Morgen bereit. Ihre Angaben dort, etwa Name, E-Mail-Adresse und der gewählte Termin, verarbeitet Morgen, um den Termin in unserem Kalender anzulegen. Für die Schweiz hat die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt. Rechtsgrundlage für die Terminbuchung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Zur Bearbeitung und Nachverfolgung von Anfragen setzen wir das CRM-System HubSpot (HubSpot, Inc., USA) mit Datenspeicherung in der EU als Auftragsverarbeiter ein, zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 6. Daten in unserem CRM löschen wir, wenn sie für Ihre Anfrage oder die Geschäftsbeziehung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

9. docu.cognicore.de: BP-Docs und Self-Check

Self-Check. Für den kostenlosen Self-Check geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an und beantworten Fragen zu Ihrem HubSpot-Portal (ja, teilweise, nein, nicht benötigt). Beim Absenden speichern wir Ihre Antworten mit Ergebnis und Zeitpunkt in der Datenbank von BP-Docs und legen für Sie ein kostenloses Konto an. Ihre E-Mail-Adresse übernehmen wir zusammen mit Ihrem Ergebnis und dem Link zu Ihrem Projekt in unser HubSpot-CRM. Den Zugangslink zu Ihrem Ergebnis senden wir Ihnen per E-Mail aus HubSpot, er gilt 24 Stunden. Rechtsgrundlage für Konto und Auswertung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Mit dem Absenden willigen Sie außerdem ein, dass wir Ihnen Informationen zu BP-Docs per E-Mail senden. Dafür nehmen wir Sie in eine E-Mail-Folge unseres Vertriebs auf (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, eine kurze Nachricht an info@cognicore.de genügt. Ihr kostenloses Konto mit allen Self-Check-Daten löschen wir auf Ihren Wunsch.

Anmeldung und Konto. Für den Zugang speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, Ihre Rolle, Ihre Sprache, den Zeitpunkt der letzten Anmeldung und Ihr Passwort nur als Hash. Sie melden sich per Einmal-Link, mit Passwort oder mit Ihrem Microsoft-Konto an. Bei der Anmeldung mit Microsoft erhalten wir von Microsoft Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Fehlgeschlagene Anmeldungen protokollieren wir mit IP-Adresse, Aktionen im System mit der E-Mail-Adresse der handelnden Person. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Protokolle unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Systems (lit. f).

Cookies und lokale Speicherung. BP-Docs setzt zwei technisch erforderliche Cookies: bp_session hält Sie angemeldet (12 Stunden), bp_oauth sichert die Anmeldung mit Microsoft ab (10 Minuten). Im lokalen Speicher Ihres Browsers merkt sich BP-Docs Sprache, Darstellung und Anzeigeeinstellungen. Diese Angaben bleiben auf Ihrem Gerät (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Verbundene HubSpot-Portale. Verbinden Sie BP-Docs mit Ihrem HubSpot-Portal, liest BP-Docs dessen Konfiguration: Objekte und Felder, Pipelines, Workflows, Formulare und Listen. Kontakte, Unternehmen, Deals, E-Mails, Notizen und Dateien wertet BP-Docs nicht aus und speichert sie nicht. Verweise auf Personen in Workflows, etwa Nutzer-IDs oder E-Mail-Adressen, ersetzt BP-Docs vor dem Speichern durch Platzhalter. Den Zugangsschlüssel zu Ihrem Portal speichern wir verschlüsselt.

Die Datenbank von BP-Docs sichern wir täglich auf demselben Server, aufbewahrt werden die letzten 14 Sicherungen.

10. app.cognicore.de: PLZ Lookup App

Installieren Sie die PLZ Lookup App in Ihrem HubSpot-Account, speichern wir: Portal-ID und Domain des Accounts, die Zugangsschlüssel von HubSpot, die erteilten Berechtigungen, die E-Mail-Adresse der Person, die installiert hat, den Zeitpunkt der Installation, Ihre Einstellungen und monatliche Nutzungszähler.

Im Betrieb liest die App von Kontakten und Unternehmen nur Postleitzahl und Land und schreibt Bundesland, Landkreis und Stadt zurück. Kontaktdaten speichert die App nicht in ihrer Datenbank. In den Protokollen des Servers stehen je Vorgang die HubSpot-ID des Datensatzes, Postleitzahl, Land und das Ergebnis, bei einer Anreicherung aller Datensätze zusätzlich die E-Mail-Adresse der Person, die sie ausgelöst hat. Für die Zuordnung fragt die App die OpenPLZ API (openplzapi.org) ab und übermittelt dabei nur Postleitzahl und Land.

Die Bestätigungsseite nach der Installation lädt Schriften von Google Fonts (Google Ireland Limited) und Symbole von Font Awesome (Fonticons, Inc., USA). Dabei wird Ihre IP-Adresse an diese Anbieter übermittelt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung der App nach den Nutzungsbedingungen). Auf Wunsch löschen wir alle Daten, die zu Ihrem Account vorliegen.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an info@cognicore.de.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.